Verwaltungskraft (m/w/d) in Teilzeit (20h) – Lindau (Insel)

STRUKTUR TRIFFT PÄDAGOGIK

Verwaltungskraft (m/w/d) in Teilzeit gesucht

20 Stunden pro Woche | Lindau auf der Insel | vor Ort

Bei uns arbeitet ein bunter Haufen Menschen, die Kinder und Jugendliche in schwierigen Lebenssituationen begleiten. Damit sich unser Team auf seine pädagogische Arbeit konzentrieren kann, braucht es im Hintergrund jemanden, der den Überblick behält, mitdenkt und dafür sorgt, dass in der Verwaltung die Fäden zusammenlaufen.

Wir, die imBlick Kinder- und Jugendhilfe gGmbH, sind ein freier Träger der Jugendhilfe. Wir begleiten junge Menschen mit individualpädagogischen Angeboten und arbeiten dabei eng mit Familien, Jugendämtern sowie pädagogischen und psychologischen Fachkräften zusammen.

Für unser Büro auf der Lindauer Insel suchen wir eine erfahrene Verwaltungskraft, die Verwaltung aus dem Berufsalltag kennt, strukturiert arbeitet und Verantwortung für ihre Aufgaben und Abläufe übernimmt.

Denn bei uns kann es durchaus vorkommen, dass gleichzeitig das Telefon klingelt, eine Rückfrage aus dem Team kommt, ein Jugendamt noch Unterlagen benötigt und eine Frist nicht aus dem Blick geraten darf. Dann brauchen wir jemanden, der ruhig bleibt, Prioritäten setzt und weiß, was als Nächstes zu tun ist.

01 | WAS SIE BEI UNS MACHEN

Ein großer Teil Ihrer Arbeit dreht sich darum, dass im Büro nichts liegen bleibt und Informationen, Unterlagen und Vorgänge dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:

• Organisation und Koordination laufender Verwaltungsvorgänge
• Überwachung von Fristen, Terminen und offenen Vorgängen
• Bearbeitung von E-Mails, Post und telefonischen Anfragen
• Kommunikation mit Jugendämtern, Behörden, externen Stellen und unseren Fachkräften
• Pflege, Prüfung, Digitalisierung und strukturierte Ablage von Dokumenten und Daten
• Erstellung und Bearbeitung von Excel-Tabellen und Übersichten
• Unterstützung bei administrativen und vorbereitenden kaufmännischen Abläufen
• Arbeit mit Verwaltungs- und Fachprogrammen, unter anderem MyJugendhilfe
• Prüfung von pädagogischen Berichten und Unterlagen auf Vollständigkeit, Form und Rechtschreibung
• Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung wiederkehrender Verwaltungsprozesse
• administrative Unterstützung der Standort- und Geschäftsleitung

Wichtig ist uns dabei, dass Sie nicht darauf warten, dass Ihnen jeder einzelne Arbeitsschritt vorgegeben wird. Sie erkennen selbstständig, was offen ist, wo eine Rückmeldung fehlt, welche Frist läuft und was nachgehalten werden muss.

Und natürlich arbeiten Sie bei uns mit sensiblen personenbezogenen Daten. Ein sorgfältiger, diskreter und verantwortungsvoller Umgang damit ist für uns selbstverständlich.

02 | WAS UNS WICHTIG IST

Für diese Position suchen wir ausdrücklich jemanden, der bereits praktische Berufserfahrung in der Verwaltung mitbringt und sich in diesem Arbeitsfeld sicher bewegt.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikation, zum Beispiel im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Bürokommunikation oder einem vergleichbaren Berufsfeld.

Außerdem bringen Sie mit:

• praktische Berufserfahrung in Verwaltung, Büroorganisation oder kaufmännischen Abläufen
• sehr gute und praxiserprobte Excel-Kenntnisse
• sicheren Umgang mit Word, Outlook und digitalen Arbeitsabläufen
• Erfahrung mit Verwaltungs-, Abrechnungs- oder Buchhaltungsprogrammen
• DATEV-Kenntnisse sind wünschenswert
• die Fähigkeit, Vorgänge und Prozesse selbstständig zu organisieren, zu koordinieren und nachzuverfolgen
• einen sicheren Umgang mit Fristen, Daten und Dokumenten
• gutes schriftliches Deutsch und Sicherheit in der geschäftlichen Korrespondenz
• eine selbstständige, verbindliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität, wenn sich Prioritäten im Arbeitsalltag kurzfristig verändern

Uns ist außerdem wichtig, dass Sie gerne in der Verwaltung arbeiten und sich bewusst für diese Aufgabe entscheiden. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernehmen und unsere Verwaltung längerfristig mitgestalten möchte.

03 | EINARBEITUNG UND ZUSAMMENARBEIT

Natürlich müssen Sie bei uns nicht vom ersten Tag an jedes interne Verfahren kennen.

Wir arbeiten Sie strukturiert in unsere Abläufe und in fachspezifische Programme wie MyJugendhilfe ein.

Die grundlegenden Kenntnisse und Erfahrungen professioneller Verwaltungsarbeit sollten Sie jedoch bereits mitbringen.

Sie arbeiten eigenständig, stimmen sich aber eng mit unserem Team sowie der Standort- und Geschäftsleitung ab. Wir wünschen uns jemanden, der mitdenkt, nachfragt, wenn etwas unklar ist, und gleichzeitig Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich übernimmt.

04 | RAHMENBEDINGUNGEN

Arbeitszeit:
20 Stunden pro Woche

Vergütung:
2.100 EUR brutto pro Monat bei entsprechender Qualifikation

Arbeitsort:
Lindau (Bodensee), direkt auf der Insel

Die Tätigkeit findet vor Ort in unserem Büro auf der Lindauer Insel statt.

Bitte beachten Sie: Wir verfügen über keine eigenen Mitarbeiterparkplätze. Unser Büro liegt zentral auf der Insel und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Bei der Verteilung der 20 Wochenstunden wünschen wir uns eine gewisse zeitliche Flexibilität, damit unsere Verwaltung auch bei wechselnden Anforderungen zuverlässig besetzt und ansprechbar ist. Die konkrete Verteilung der Arbeitszeit stimmen wir natürlich gemeinsam ab.

Eine strukturierte Einarbeitung, betriebliche Weiterbildungen und unser Mentoring-Programm gehören ebenfalls zu unserem Angebot.

05 | UND SONST?

Wir sind kein anonymer Verwaltungsapparat. Was Sie bei uns organisieren, koordinieren und zuverlässig erledigen, schafft unmittelbar die Voraussetzungen dafür, dass unsere pädagogischen Fachkräfte ihre Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und Familien gut machen können.

Deshalb ist diese Stelle für uns wichtig.

Wenn Sie Verwaltungserfahrung mitbringen, gerne selbstständig arbeiten, Ordnung in Dinge bringen und lieber mitdenken als nur Aufgaben abzuhaken, könnten wir gut zusammenpassen.

BEWERBUNG | NÄCHSTER SCHRITT

Sie erkennen sich in diesem Profil wieder?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen.

Besonders interessieren uns dabei drei Dinge:

• Welche konkrete Verwaltungserfahrung bringen Sie mit?
• Wie sicher arbeiten Sie mit Excel und mit welchen Verwaltungs-, Abrechnungs- oder Buchhaltungsprogrammen haben Sie bereits gearbeitet?
• Ab wann und an welchen Tagen könnten Sie uns mit 20 Wochenstunden vor Ort auf der Lindauer Insel unterstützen?

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

imBlick Kinder und Jugendhilfe gGbmH

Jolanta Zwick

Zwick@imblick-online.de