Vorstandsassistenz (m/w/d) in Konstanz

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Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. ist eine christlich motivierte Organisation für Menschenrechte, humanitäre Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit. Hoffnungszeichen engagiert sich von Konstanz aus weltweit für bedrängte und ausgebeutete Menschen.

       

Sind Sie bereit, Sekretariats- uns Assistenzarbeiten mit großem Engagement umzusetzen? Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

   

Vorstandsassistenz (m/w/d)

     

Sie erfüllen sämtliche Aufgaben im Bereich des Sekretariats und sind als „gute Seele“ des Büros ein höflicher Ansprechpartner für Anrufer, Gäste und Mitarbeiter. Neben der selbständigen Organisation des Sekretariats sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes des Vorstands.

   

Die Stelle ist in Vollzeit (40-Stunden-Woche, montags-freitags) zu besetzen und ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Entfristung wird angestrebt. Dienstort ist Konstanz. Präsenz am Arbeitsort wird vorausgesetzt.

       

Folgende Aufgaben erwarten Sie:

  • Optimale Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariats im Vorstandsbereich
  • Selbständige Erledigung aller anfallenden Schreib- und Büroaufgaben
  • Öffnung, Verteilung und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, auch E-Mails sowie
  • Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) der eingehenden Post und Telefongespräche, um Vorgänge sach- und termingerecht zu bearbeiten
  • Pflege des Arbeitszeiterfassungssystems und der sich daraus ergebenden Daten
  • Führung und Überwachung der Terminplanung des Vorstands
  • Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Meetings, Präsentationen und wichtigen Telefonaten
  • Auswertung von Statistiken und betrieblichen Daten
  • Empfang und Betreuung von Spendern und Lieferanten, Verantwortung für die Bewirtung und Unterbringung aller Gäste bei Besuchen und Gremiensitzungen
  • Aktenhaltung und systematische Aktenarchivierung 
  • Unterstützung des Vorstands bei Informations-, Repräsentations- und Kontrollaufgaben
  • Führen und Verwaltung der Wiedervorlage und der vertraulichen Ablage
  • Prüfen der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
  • Reiseplanung für den Vorstand
  • Organisation innerbetrieblicher Events
  • IT Support für das organisationsinterne Datenmanagementsystem
  • Betreuung der Hoffnungszeichen Immobilie in Kooperation mit einer externen Hausverwaltung
  • Abwicklung von Erbschaften und Nachlässen zugunsten des Vereins/der Stiftung
  • Bearbeitung strategischer Sonderprojekte mit wechselnder, anspruchsvoller Aufgabenstellung

      

Was wir Ihnen bieten:


  • Eine abwechslungsreiche Arbeit in einer wachstumsstarken, wertegetriebenen Non-Profit-Organisation mit Sitz in Deutschland und Kenia
  • Eine Tätigkeit mit Sinn, viel Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Ein sympathisches und dynamisches Team, in dem Werte, Kollegialität und Wirkungsorientierung an oberster Stelle stehen
  • Arbeiten, wo andere Urlaub machen: in Konstanz am Bodensee in einem denkmalgeschützten Bürogebäude
  • Ein faires NGO-Gehalt in Anlehnung an den TVöD VKA (Einstieg je nach Erfahrung)
  • Ein 13. Monatsgehalt
  • Eine flexible Arbeitszeitregelung
  • 30 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche)
  • Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Sehr gute Anbindung an den ÖPNV
  • Gesundheitsfördernde Maßnahmen vom Arbeitgeber

Voraussetzungen

   

Was Sie mitbringen sollten

  • Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder ein entsprechendes Studium und/oder konnten bereits mehrjährige relevante Berufserfahrung sammeln
  • Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude. Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität gehört zu Ihren Stärken
  • Ihre Ausdrucksfähigkeit ist sowohl im Deutschen als auch im Englischen mündlich und schriftlich sehr gut. Das MS Office-Paket, insbesondere Word und Excel, beherrschen Sie auf hohem Niveau
  • Sie arbeiten selbständig, zielorientiert und sorgfältig. Organisationstalent, Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative zeichnen Sie aus. Ebenso haben Sie Freude an der Übernahme von Verantwortung

     

Da der christliche Glaube Motivation unserer Tätigkeit ist, würden wir in Ihrer Bewerbung gerne erfahren, welchen Stellenwert Sie christlichen Werten in Ihrem Alltag zumessen.

     

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Bewerbungsformular.  

   

Bei Fragen helfen wir Ihnen gern weiter unter: 07531 94501-70

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Befristete Anstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort Schneckenburgstr. 11d, 78467 Konstanz

Arbeitgeber

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

Kontakt für Bewerbung

Frau Miriam Schütze

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Benefits
Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.